Eine Kündigung muss dem Schriftformerfordernis des § 126 BGB genügen, das bedeutet, dass sie nie mündlich wirksam ist, sondern stets schriftlich abgefasst werden muss. Das Original des Schreibens muss dem Arbeitnehmer zugehen und vom Aussteller der Kündigung eigenhändig unterschrieben sein. Sofern keine Stellvertreterregelungen bestehen, haben alle Personen zu unterschreiben, wenn z.B. die Geschäftsführer einer GmbH nur gemeinschaftlich vertretungsbefugt sind. Eingescannte Unterschriften sind nicht ausreichend.
Eine formwirksame Erklärung in Form der Übergabe einer Kopie oder der Übermittlung der Kündigung per Fax, E-Mail, SMS, WhatsApp, E-Brief, Telegramm ist nicht möglich.
Die Kündigung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung und muss dem Arbeitnehmer zugehen. Möglich ist die persönliche Übergabe. Der erhalt sollte zu Nachweiszwecken für den Arbeitgeber auf einer Kopie bestätigt werde. Das Original hat beim Arbeinehmer zu verbleiben.
Der Arbeitnehmer muss in der Lage sein, vom Inhalt der Erklärung Kenntnis zu nehmen. Ein ordnungsgemäßer Zugang liegt nicht vor, sofern der Arbeitnehmer die Kündigung nur vorgelegt bekommt, danach aber nicht mitnehmen darf. Sollte eine persönliche Übergabe nicht möglich sein, so ist zu empfehlen, die Kündigung durch Boten, Einwurfeinschreiben oder Einwurf durch Zeugen in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers zustellen zu lassen.
In der Kündigung muss zum Ausdruck kommen, dass das Arbeitsverhältnis beendet werden soll. Das Wort „Kündigung“ muss nicht zwingend enthalten sein. Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer, dem gekündigt werden soll, versteht, dass das Arbeitsverhältnis zukünftig nicht mehr weitergeführt werden soll.
Eine Kündigungsgrund muss nicht angegeben werden. Ebensowenig ist die Angaben eines konkreten Beendigungsdatums im Rahmen einer ordentlichen Kündigung notwendig. Diese wird im Zweifel zum nächstzulässigen Termin wirksam, der sich, ausgehend vom Datum des Zugangs des Kündigungsschreibens und der für das Arbeitsverhältnis maßgeblichen Kündigungsfrist berechnen lässt.
Ob es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung handelt, sollte angegeben werden. Sofern eine Änderungskündigung erklärt werden soll, gilt das Schriftformerfordernis nicht nur für den Teil der Kündigung sondern auch für das Änderungsangebot, so dass angegeben sein muss, zu welchen Bedingungen das Arbeitsverhältnis künftig fortbestehen soll.